De term “dynamisch procesmanagement” raakt de kern van moderne organisaties die zich snel willen aanpassen aan de ontwikkelingen in de maatschappij en in haar directe omgeving. Waar traditionele procesmanagementtools vooral registreren, documenteren, en (lean) workshops faciliteren, draait dynamisch procesmanagement om actie, eigenaarschap en realtime inzicht.
De definitie van dynamisch procesmanagement
Dynamisch procesmanagement betekent dat processen niet los van het dagelijkse werk bestaan, maar integraal deel uitmaken van de uitvoering.
Het is een manier van werken waarbij processen:
- Flexibel zijn: je kunt je proces aanpassen en verbeteren tijdens de uitvoering met snelle beslismomenten om kleine en middelgrote veranderingen meteen door te voeren in het proces.
- Levend zijn: processen verouderen niet, ze groeien mee met de organisatie. Bij dynamisch proces management streven we naar een "levende proces organisatie": de mensen in het proces zijn als vanzelfsprekend bezig met proces verbeteringen. Ze hoeven daarvoor niet uit het proces getrokken te worden.
- Realtime meetbaar zijn: je kunt het proces koppelen aan de digitale uitvoering. Daarmee kun je analyseren waar bijvoorbeeld voortgang stokt.
Tot op heden zijn er geen procesmanagementtools die dit allemaal faciliteren. Ze zijn gericht op vastlegging en het gesprek voeren in workshops, of op proces mining, waarna alsnog vaak workshops nodig zijn. Na de workshops volgen dan nog de implementatie en adoptie. Dit zijn vaak al zulke lang durende trajecten, dat daarna het proces weer jaren hetzelfde blijft en dus niet meebeweegt met de organisatie en veranderingen in de buitenwereld.
Dit is een van de belangrijkste punten waarop Way zich onderscheidt. Het faciliteert razendsnelle proces modellering met Artificial Intelligence, het is zeer eenvoudig in gebruik, en het is gemaakt om medewerkers in het proces te ondersteunen met het analyseren en verbeteren van hun proces.
Voordelen van dynamisch procesmanagement
Eigenaarschap voor medewerkers
Medewerkers krijgen verantwoordelijkheid over hun eigen werkstromen. Ze kunnen verbeteringen voorstellen en doorvoeren. Dynamisch proces management stelt eigenaarschap centraal. De teammanager is nog steeds eindverantwoordelijk en proces eigenaar, maar hoeft alleen bij grotere verbeteringen een go/no go beslissing te nemen. Voor het overige heeft het team zelf zeggenschap en daarmee eigenaarschap over hun proces.
Continue verbetering (Kaizen)
Analyseren en verbeteren kan op verschillende thema's in sprints van bijvoorbeeld een week. Bij elke sprint kan door medewerkers naar een ander thema in hun proces worden gekeken. Een sprint kan gaan om onnodige proces stappen te detecteren en te elimineren. Een volgende sprint kan gaan om de communicatie vanuit het proces. Zo kan het team van medewerkers met regelmaat hun proces onder de loep nemen op telkens een ander thema, waardoor continu verbeteren (Kaizen) eindelijk werkelijkheid wordt.
Wetgeving en risico's zijn integraal onderdeel
In plaats van aparte spreadsheets of audits zijn risico’s en controles onderdeel van de processen. Denk aan de AVG, of aan NIS2 en de WOO. Ook hiervoor geldt: het proces heeft een doel dat we gezamenlijk optimaliseren, maar daarbij houden we meteen rekening met de risico's en wetgeving die van toepassing zijn op het proces. Zo kun je veel integraler het proces optimaliseren en hoef je niet meer van iedere wetgeving een apart, centraal georganiseerd en uitgevoerd project te maken.
Dynamisch procesmanagement is de "new kid on the block", maar eentje die proces management weer echt onderdeel van de uitvoering maakt: de levende proces organisatie. Het legt eigenaarschap en zeggenschap terug bij de mensen in het proces, en combineert daarbij Lean principes als Kaizen met real time proces mining. Het volgende blog vertellen we je meer over de enige tool die dit concept echt faciliteert: Way van Smart Yellow.