Herken je dit? Je hebt als organisatie een proces modeleer tool in huis waarmee je mooie visuele processtromen maakt. Het beheer ligt bij een of twee procesbeheerders die bepalen hoe je processen beschrijft (de conventies) en wanneer een procesbeschrijving gepubliceerd mag worden voor medewerkers. Na enkele jaren zijn pas een handvol procesbeschrijvingen vrijgegeven en deze zijn alweer verouderd. Niemand voelt zich eigenaar om de procesbeschrijvingen up-to-date te houden. Het procesmanagement en de procesuitvoering zijn ver van elkaar verwijderd geraakt.
Maar zo hóeft het niet te zijn. Met dynamisch procesmanagement, ondersteund door de tool Way, wordt procesmanagement een onderdeel van het dagelijkse werk. Van de mensen die het proces daadwerkelijk uitvoeren.
In deze blog neem ik je mee in:
- Waarom statisch procesmanagement niet meer werkt en eigenlijk nooit gewerkt heeft
- Wat dynamisch procesmanagement wél brengt
- Hoe Way organisaties helpt om eigenaarschap in het proces te brengen
- Een concreet stappenplan om vandaag te beginnen
Het probleem met statisch procesmanagement
Traditioneel procesmanagement is statisch: processen worden eenmalig beschreven, vaak in lange handleidingen of ingewikkelde diagrammen. Ze verdwijnen in een map of SharePoint-folder en raken daarna verouderd.
De nadelen:
- Medewerkers voelen geen eigenaarschap. Ze herkennen zich niet in papieren procedures die niet bij hun dagelijkse werk passen.
- Geen realtime inzicht. Problemen worden pas zichtbaar wanneer het al te laat is.
- Compliance en risico’s worden los bijgehouden. Extra administratie, weinig integratie.
Kortom: het kost tijd, geld en energie, de opbrengst staat meestal niet in verhouding hiermee, de organisatie wordt er niet echt beter van. “Het moet voor de accountant” hoor je dan meestal nog.
Dynamisch procesmanagement als oplossing
In plaats van documenten die in de la verdwijnen, draait het bij dynamisch procesmanagement om een levende procesorganisatie: workflows die direct tijdens het werk worden uitgevoerd, gedocumenteerd en verbeterd.
Belangrijke kenmerken:
- Eigenaarschap en zeggenschap: medewerkers zijn niet alleen uitvoerders, maar worden mede-ontwerpers van hun processen. De proceseigenaar is eindverantwoordelijk, maar speelt alleen bij grote proceswijzigingen een beslissende rol. Dynamisch proces management legt het eigenaarschap en zeggenschap bij het hele team, zonder dat ze daarvoor uit het dagelijks werk getrokken worden.
- Globaal procesmodel: geen uitgebreide en gedetailleerde procesbeschrijvingen meer. Geen lange sessies. Globale processen die in no time door AI worden gegenereerd vormen de basis. Het vakmanschap ligt bij de medewerkers in het proces. Zij weten de details.
- Realtime inzicht: je legt de directe verbinding tussen de werkelijke uitvoering van het (digitale) proces en het procesmodel. Je ziet waar werk vastloopt en waar verbetering nodig is.
- Compliance geïntegreerd: risicomanagement en regelgeving zijn onderdeel van het proces zelf, niet een aparte exercitie.
- Continue verbetering (Kaizen): kleine verbeteringen kunnen meteen worden doorgevoerd. Grote veranderingen worden stapsgewijs ingevoerd. Het team heeft zelf zeggenschap en eigenaarschap. De proceseigenaar hoeft alleen voor grotere veranderingen een go/no go af te geven.
Het concept van dynamisch procesmanagement levert als uitkomst geen statisch handboek, maar eigenaarschap over het proces bij het team zelf en de directe koppeling tussen het procesmodel en de daadwerkelijke uitvoering.
Way als ondersteuning
Welkom in een nieuw tijdperk. Way is zeer geschikt om het concept van dynamisch procesmanagement te ondersteunen.
- Processen in Way worden met behulp van AI gegenereerd op basis van documenten of afbeeldingen. Geen uitgebreide modelleer sessies, geen beheer nodig, maar snel en clean gegenereerde processen.
- Procesruns verbinden procesmodel met de uitvoering. Medewerkers kunnen via procesruns hun werkproces analyseren en verbeteringen aanbevelen. Way laat zien bij welke proces stappen de meeste opmerkingen zijn gemaakt. Door prioriteiten kun je als team de verbeterpunten doorlopen en direct beslissen om deze te implementeren.
- Documentatie ontstaat automatisch tijdens de procesrun. Je hoeft achteraf niets meer bij te werken. Zeer eenvoudig versiebeheer laat je ook terugkijken wanneer je welke verbeteringen hebt doorgevoerd, zodat je de effecten kunt meten.
- Risicobeheer en compliance geïntegreerd. AVG, NIS2 en andere regelgeving zijn ingebouwd vanuit risicomanagement oogpunt en zijn te koppelen aan stappen in je proces.
- Privacy by design, Europese veiligheid. Way wordt ontwikkeld door Smart Yellow, een Nederlands bedrijf dat veiligheid en privacy serieus neemt. De servers draaien uitsluitend op hernieuwbare energie in Europese datacenters.
Hoe begin je vandaag?
Je hoeft geen groot project te starten. Begin klein.
- Kies één proces waar veel overdrachtpunten zitten.
- Modelleer dit proces in Way met de gratis proefversie (zie onderaan de pagina!). Je kunt het proces via AI genereren en daarna verfijnen.
- Voer het proces live uit. Laat het team werken met de procesruns en observeer. Bespreek de verbeterpunten.
- Verbeter continu. Gebruik feedback om kleine aanpassingen door te voeren.
Na een paar weken merk je al verschil: meer eigenaarschap in het team en een beter lopend proces.
Chaos in processen is geen natuurwet. Het ontstaat omdat organisaties vasthouden aan statisch procesmanagement. Door te kiezen voor een dynamische aanpak en met een tool als Way, creëer je overzicht, eigenaarschap en continue verbetering.
De vraag is niet óf je die stap zet, maar wanneer. Klaar om Way te proberen? Vraag hieronder je gratis proefversie aan.